Procedura zakupów

1.    Cel i zakres procedury

Celem procesu zakupów jest zaspokojenie potrzeb Instytutu w materiały/towary niezbędne dla prawidłowego jego funkcjonowania. Polityka zakupów prowadzona jest w sposób gwarantujący optymalne funkcjonowanie Instytutu, czyli zapewniająca ilość, jakość, terminowość, oraz możliwie najniższe ceny zamawianych materiałów/towarów lub usług.

2.    Zakup materiału/towaru lub usługi.

Realizacja procesu zakupów odbywa się tylko i wyłącznie w jednostkach organizacyjnych związanych z zaopatrzeniem Instytutu w materiały niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania.

I tak:
 a/ zakupy podlegające pod zamówienia publiczne tj. od kwoty 14.000 euro – 53.746 zł  netto (zgodnie z Dz. U. Nr 24 poz. 1796),  prowadzone są przez / Pan Marek Pac /

Pod w/w zamówienia podlegają również zakupy materiałów i towarów, których wartość w ciągu 12 miesięcy przekracza kwotę 14.000 euro np. meble, komputery.

Przez p. Marka Paca dokonywane są również zakupy wszystkich materiałów biurowych i

środków czystości, które podlegają ewidencji magazynowej.

b/ wszystkie inne zakupy prowadzone są przez Dział Zaopatrzenia / Pan Adam Federyga /

Aby dany  zakup został zrealizowany, do Działu Zaopatrzenia musi wpłynąć wniosek –  zapotrzebowanie zakupu w którym powinny znaleźć się następujące dane:

- nazwa materiału/towaru,

- cena jednostkowa,

- ilość,

- wymagany termin realizacji.

Jeżeli dany materiał/towar jest wysokiej wartości / powyżej 2.000 zł. / wówczas winny być dołączone do zapotrzebowania otrzymane oferty sprzedaży ze wskazaniem i uzasadnieniem wybranej oferty np. oferty ze strony www.

Na złożonym wniosku niezbędna jest informacja z jakich środków dany zakup będzie finansowany, podpis dysponenta środków oraz podpis Głównego Księgowego.

c/ w przypadku zakupów jednostkowych o niskiej wartości / poniżej 2000 zł. / dopuszcza się zakup materiału/towaru lub usługi pomijając zapytania ofertowe.

3.    Realizacja zakupu

Po otrzymaniu prawidłowo wystawionego wniosku-zapotrzebowania wystawia się zamówienie i wysyła do dostawcy.

Jeśli charakter, zakres lub wartość dostawy / powyżej 10.000 zł / tego wymaga zawiera się umowę z dostawcą  określając ścisłe warunki dostawy.